W ostatnich latach coraz częściej mówi się o tym, że rekrutacja pracowników, szczególnie na stanowiska średniego i wyższego szczebla to proces, trudny, czasochłonny i wymagający dużego nakładu kosztów. Aby jednak dokładnie ocenić, jak to wygląda w Twojej firmie – które działy zmagają się z największymi problemami, a jakie obszary to Twoja największa zaleta – czas pomyśleć nad mierzeniem wskaźników HR.

Używanie nieostrych stwierdzeń „dużo – mało” „tanio – drogo” w odniesieniu do działań rekrutacyjnych bez poparcia ich realną analizą działań nie przynosi pożytku organizacji. Kluczowe w ocenie efektywności procesów HR jest mierzenie wskaźników wybranych i dostosowanych do organizacji, a ponadto wyciąganie wniosków i wprowadzanie na ich podstawie zmian. Co jednak mierzyć? Czas? Ilość Kandydatów? Jakość CV? Najlepiej pasującą, a jednoczenie najbardziej znienawidzoną odpowiedzią będzie „to zależy” tyle, że w tym przypadku dowiecie się od czego. Poniżej kilka przykładów wskaźników, które warto mierzyć oraz to jak używać ich z głową.

1. Czas rekrutacji

Czas rekrutacji to jeden z najpopularniejszych i najczęściej mierzonych wskaźników w HR. Jest to wskaźnik, który mówi, ile czasu wymaga zatrudnienie pracownika w naszej firmie. Ważne jest to, aby dobrze zdefiniować moment rozpoczęcia i zakończenia procesu rekrutacyjnego, czas ten można liczyć:

Na podstawie analiz czasu rekrutacji możemy monitorować zmiany na rynku pracy oraz lepiej planować zatrudnienie w przyszłości. Bardzo łatwo jednak wpaść w pułapkę i zamiast mierzyć rezultat rekrutacji skupiać nadmierną uwagę na trwaniu poszczególnych etapów samego procesu. Ślepe dążenie do skrócenia rekrutacji pociąga za sobą bardzo negatywne skutki – rozmowy rekrutacyjne mogą być krótkie i niepogłębione, kandydaci poszukiwani przez najmniej czasochłonne kanały (a nie przez te najlepiej odpowiadające specyfice stanowiska), może pojawić się brak czasu na rzetelny feedback i Candidate Experience, na czym cierpi również wizerunek firmy, rekrutacja w takich warunkach prowadzona jest niedokładne, chaotycznie i w pośpiechu.

Co zrobić, aby uchronić się przed tymi zagrożeniami? Mierzyć ten wskaźnik w odpowiedni sposób – skupiać się nie na tym czy proces przebiegał szybko czy wolno, ale czy był efektywny. Po pierwsze zawsze mierzyć czas rekrutacji w odniesieniu do konkretnej branży, działu, a nawet stanowiska – inaczej zatrudnia się Asystentkę Działu, a inaczej Programistę Java. Po drugie zawsze łączyć czas trwania procesu z jakością aplikacji, aby dać rekruterom sygnał, że liczy się znajdowanie wykwalifikowanych kandydatów. Po trzecie mierzyć poziom rotacji nowozatrudnionych pracowników. Dzięki temu będziemy mogli wyciągnąć wnioski prawdziwe i uzasadnione a na ich podstawie:

1. Dobrze oszacować roczny plan zatrudnienia
2. Zaplanować konkretne rekrutacje w ciągu roku
3. Wprowadzić oszczędności i ulokować środki w najbardziej efektywnych narzędziach rekrutacyjnych
4. Zapobiegać tzw. „rekrutacjom na wczoraj”

2. Skuteczność kanałów rekrutacji

Skuteczność kanałów rekrutacji powinna być mierzona w każdej firmie, niezależnie od jej wielkości. W dobie rynku pracownika z jednej strony i coraz szerszej oferty narzędzi pozyskania go z drugiej strony bardzo ważne jest to aby nie inwestować czasu i pieniędzy w metody, które nie przynoszą oczekiwanych rezultatów.

Po pierwsze należy zdefiniować listę wykorzystywanych źródeł. Powinny się na niej znaleźć między innymi: portale ogłoszeniowe, zakładka kariera firmy, wyszukiwanie bezpośrednie, jeżeli korzystamy z usług wyspecjalizowane agencji Headhunterskiej – również ona, itp. Następnie bardzo ważne jest, aby liczyć tylko ilość wartościowych kandydatów, a nie kandydatów w ogóle. Dobrze jest także wyciągać wnioski na podstawie danych długofalowych, by zminimalizować wpływ np. sezonów o obniżanej aktywności kandydatów na rynku pracy na ocenę wskaźnika. W odniesieniu do kanałów pasywnych (np. publikowanie ogłoszeń) powinniśmy również przeprowadzać testy AB, aby być pewnym, że danych dotyczących efektywności danego kanału nie zafałszowała sama opublikowana przez nas treść.

Wiele firm ogranicza swoje działania jedynie do publikowania ogłoszeń na kilku największych portalach z ofertami pracy, co bardzo często podyktowane jest brakiem czasu na przeprowadzenie rekrutacji z wykorzystaniem innych narzędzi. W rzeczywistości mamy obecnie dostęp do ogromnej ilości bardzo skutecznych metod wyszukiwania wartościowych kandydatów, którzy nie poszukują aktywnie pracy. Jeżeli w Twojej firmie dział HR ma tyle otwartych rekrutacji, że nie jest w stanie poświęcić na każdą odpowiedniej ilości czasu, albo nie zatrudniasz osób, których zadaniem byłoby poszukiwanie nowych pracowników rozwiązaniem może być outsourcing procesu rekrutacji. Głównie w małych i średnich przedsiębiorstwach takie rozwiązanie jest strategicznym czynnikiem budowania konkurencyjności firmy.

3. Candidate Experience

Z jednej strony mierzenie wrażeń kandydata z rekrutacji staje się coraz bardziej popularne wśród pracodawców, z drugiej rośnie również świadomość Kandydatów w tym obszarze. Dlaczego mierzenie tego wskaźnika powinno być ważne dla Ciebie? Dane mówią same za siebie:

Źródło: erecruiter – raport candidate experience 2017

Co i jak zatem mierzyć?

Po pierwsze kolejny raz pojawia się „czas trwania rekrutacji” rozumiany jednak jako sprawne przeprowadzenie wszystkich etapów – szczególnie podjęcie decyzji, kiedy mamy świadomość, że wśród kandydatów są osoby nadające się na to stanowisko. Tutaj ważny jest także sam czas reakcji rekrutera, ile czasu upłynęło od przesłania CV do pierwszego kontaktu, umówienia rozmowy, przekazania feedbacku.

Najbardziej popularnym narzędziem do mierzenie wrażeń kandydata z procesu rekrutacji jest ankieta, a w niej prawidłowo skonstruowane pytania. Jedno z polecanych i dobrze działających pytań to: „czy poleciłbyś aplikowanie do firmy swojemu znajomemu?”.

Nie należy bać się wyników negatywnych, ponieważ są one sygnałem co należy poprawić czy usprawnić, a takie badanie jest najlepszym sposobem na poznanie newralgicznych obszarów. Nie musimy jednak ograniczać się tylko do ankiet. Ważne są również opinie jakie przekazują na temat rekrutacji kandydaci w Internecie oraz monitorowanie niezwykle negatywnego zjawiska – rezygnacja z zatrudnienia tylko na podstawie jakości prowadzonego procesu rekrutacyjnego.

4. Liczba aplikacji i koszt zatrudnienia

Liczba aplikacji na dane stanowisko, to wskaźnik, który bardzo łatwo policzyć, ale też bardzo często wprowadza on w błąd. Stosowanie zasady im więcej tym lepiej nie przynosi rezultatów ani w podnoszeniu efektywności rekrutacji, ani skrócenia czasu tych niepotrzebnie przedłużanych. Najlepszym sposobem nadmuchania balonu rekrutacji po to by efektowanie pęk jest ustalenie „limitu” ilości CV na daną rekrutacje. Dużo bardziej dla firmy liczyć powinno się znalezienie 2 dobrych kandydatów, którzy przejdą pomyślnie wszystkie etapy rekrutacji, niż zaproszenie do udziału 100 osób, z których większość odpadnie już na etapie pierwszych weryfikacji.

Co do kosztu zatrudnienia to akurat ważny miernik, ale głównie dlatego, że pozwala on odpowiednio lokować budżet na rekrutację. Określenie danego źródła jako „drogie” nie powinno z miejsca kwalifikować go do odrzucenia, ponieważ ten wskaźnik zawsze musi być rozpatrywany w odniesieniu do jakości pozyskanych ze źródła CV. Ponadto na koszt rekrutacji składają się najczęściej: koszt publikacji ogłoszeń, wynagrodzenie wewnętrznego działu HR, prowizja dla agencji rekrutacyjnej, koszt ATS i innych wykorzystywanych narzędzi, koszty operacyjne związane np. z wyjazdami itp.

Jakie inne wskaźniki można mierzyć w rekrutacji:

1. Wskaźnik poziomu rotacji – iloraz liczby pracowników, którzy odeszli w ciągu roku oraz tych w danym okresie zatrudnionych
2. Wskaźnik fluktuacji nowych pracowników – stosunek zatrudnionych, którzy nie zakończyli okresu próbnego do wszystkich zatrudnionych w tym procesie
3. Koszty Rotacji – wysokość wszystkich kosztów związanych z odejściem i zastąpieniem pracownika
4. Ilość odrzuceń ofert pracy – ilość osób, które nie podjęły pracy mimo złożenia im finalnej oferty
5. Koszt błędnej rekrutacji – wysokość wszystkich kosztów związanych z odejściem lub nieprzedłużeniem okresu próbnego (w przypadku korzystania usług agencji rekrutacyjnej tek koszt przerzucany jest na agencję, pracodawca nie ponosi żadnych kosztów)
6. Obłożenie rekruterów – ilość procesów rekrutacyjnych na jednego rekrutera

…oraz wiele wiele innych. Tylko od Ciebie zależy, które z tych wskaźników uznasz za ważne i warte mierzenia. Pewne jest jednak to, że aby obiektywnie ocenić jakość prowadzonych przez Ciebie procesów rekrutacyjnych najlepiej posługiwać się miernikami ilościowymi, które łatwo porównywać, jednocześnie unikając pułapek zbyt prostej interpretacji wyników w oderwaniu od wszystkich zmiennych.

Zdajemy sobie jednak sprawę, że nie wszyscy mogą sobie pozwolić na rozbudowane i czasochłonne mierzenie wskaźników HR. Wiemy, że najważniejsze jest skupienie się na swojej działalności i odniesieniu sukcesu w biznesie. Nie da się tego jednak zrobić bez odpowiednich pracowników, a co za tym idzie efektywnego procesu rekrutacyjnego. Jeżeli nie chcesz rezygnować z jakości, a jednoczenie nie masz czasu na samodzielne prowadzenie rekrutacji, nawiąż współpracę z taką agencją headhunterską, która mierzy i optymalizuje swoje działania, aby osiągać pożądany przez obie strony efekt.