wideorozmowy kwalifikacyjne w czasie pandemii

Rozmowy rekrutacyjne w czasie pandemii, co się zmieniło?

Nie da się ukryć, że pandemia bardzo mocno wpłynęła na naszą pracę w każdym aspekcie. Zmieniła też sposoby i formy rekrutacji. O ile na początku zachłysnęliśmy się tym, można wstać o 7.50 i zdążyć do pracy na 8.00, a żelazko już dawno przestało być niezbędnym atrybutem do przygotowania naszego outfitu do pracy – zaczynamy też dostrzegać drugą stronę medalu w organizacji naszej pracy z domu. Obecna sytuacja, do której musieliśmy się dostosować praktycznie z dnia na dzień spowodował konieczność nowego podejścia do rekrutacji zarówno od strony rekrutera jak i kandydata. Dziś po 1,5 miesiąca od początku #zostańwdomu podsumowujemy ostatnie doświadczenia naszych klientów i kandydatów.

1. Ogłoszenia

Tak naprawdę zmiana w prowadzeniu spotkań i rozmów rekrutacyjnych zaczyna się na długo przed samą rozmową. To co daje się obserwować od samego początku akcji #zostańwdomu to wyraźne komunikaty firm na temat tego jak obecnie wygląda rekrutacja. Dotychczas zdecydowana większość procesów rekrutacyjnych zakładała spotkanie face 2 face na którymś z etapów. Aby wyjść naprzeciw obaw kandydatów, już w ogłoszeniach oraz w zakładce kariera wielu firm widzimy dopiski: rekrutacja online, 100% zdalny proces rekrutacyjny itp. Niektóre job boardy wprowadziły świetne rozwiązania promujące takie odejście obniżając cenę za publikacje u nich ogłoszenia, jeżeli jest to rekrutacja zdalna.

Pozostając w temacie komunikacji warto wspomnieć, że na zainteresowanie kandydata ofertą wpływać będzie również to, jak firma podchodzi do bezpieczeństwa swoich pracowników w obecnym czasie. Co robi, aby chronić pracowników i jakie środki bezpieczeństwa wdrożyła? Czy dopuszcza pracę z domu? Czy elastycznie podchodzi do problemów pracowników np. opieki nad dzieckiem? Czy sytuacja firmy jest stabilna i czy jest plan na czas kryzysu? Wszystkie te kwestie należy komunikować zarówno obecnym jak i przyszłym pracownikom, nie zapominając o to, że w czasie pandemii szczególnie musimy dbać o markę pracodawcy.

2. Przygotowanie do wideorozmowy

Zapytaliśmy naszych Klientów, jak bardzo konieczność dostosowania procesu rekrutacji do obecnych trudnych warunków, zmieniła ich plany. Okazuje się, że większość firm miała wcześniejsze doświadczenia z rekrutacją online, choć nie na taką skalę. Zdecydowali się, znane już sobie rozwiązania i narzędzia, udoskonalić oraz wprowadzić jako powszechne. Pytając o stronę organizacyjną tego typu spotkań usłyszeliśmy, że pewnym wyzwaniem może być przygotowanie sprzętu np. kamery czy słuchawek.

Ze względu na to, że duża cześć naszych Klientów to branża IT, istotnym elementem ich procesów rekrutacyjnych były testy. Te firmy, które do tej pory zadania udostępniały kandydatom online na pierwszych etapach rekrutacji, nie zauważyły zmiany. Jednak Ci, którzy byli zwolennikami np. przeznaczenia 1h spotkania na programowanie u siebie w biurze – musieli znaleźć alternatywę dla swoich testów. Wszędzie jednak udało się wypracować rozwiązania, które, jak się wydaje, satysfakcjonują obie strony.

3. Spotkania online

Sprowadzenie spotkania osobistego w siedzibie firmy do rozmowy telefonicznej, czy spotkania online ma swoje minusy. Po pierwsze nie można pokazać kandydatowi jak wygląda biuro, nie ma tego pierwszego doświadczenia i poczucia panującej w firmie atmosfery. Rozwiązaniem na jakie postawili nasi klienci jest spacer online. Nie można powiedzieć, że doświadczenia osobistej obecności z tą wirtualną są tożsame, ale z pewnością jest to namiastka, którą można w obecnej sytuacji dać naszym kandydatom.

Z rozmów z kandydatami dowiadujemy się za to, że spotkanie online jest dla nich mniej stresujące niż spotkanie osobiste i mimo, że należy bardzo mocno postawić na komunikacje werbalną, lepiej wypadają oni w takiej rozmowie. Być może wpływa na to fakt, że swobodniej czują się u siebie w domu, niż w nowym nieznanym otoczeniu.

4. Dres vs. Garsonka

Pytanie o to jak się ubrać na wideorozmowę kwalifikacyjną w brew pozorom wpisywane jest w Google bardzo często. Mimo, że nie jest to temat całkiem nowy, bo już wcześniej organizowane były spotkania online jako część procesu, to teraz znaleźliśmy się w zupełnie nowego rzeczywistości. Dla wielu z nas praca z domu oznacza wygodny dres lub jeansy i T-shirt i dotyczy to zarówno rekruterów jak i kandydatów do pracy. Są też tacy, którzy do 16.00 nie wychodzą z piżamy, czego akurat nie polecamy.

Pamiętajmy jednak, że przeniesienie spotkania rekrutacyjnego do świata online nie zmienia tego, że na rozmowie powinniśmy wyglądać tak samo jak byśmy wyglądali przed pandemią. Czy musi to być garnitur i garsonka? Niekoniecznie! Wszystko zależy od branży i stanowiska na jakie się rekrutujemy. Na pewno jednak nie przedzie domowy kucyk, dres z plamami ze śniadania czy kapcie z trąbą słonia.

5. Dostępność kandydatów

Tu mamy dwie strony medalu. Z jednej strony praca z domu dała nam dużą elastyczność oraz uwolnienie czasu, który przeznaczaliśmy np. na dojazdy do pracy i na spotkanie. Z tej perspektywy łatwiej znaleźć termin, który pasuje wszystkim zaangażowanym w proces stronom.

Z drugiej strony musimy pamiętać, że wielu kandydatów ma dzieci i pracę musza godzić z opieką nad nimi. W takich warunkach ciężko jest godzić obowiązki zawodowe z rodzicielskimi i grubą kreską (albo chociaż drzwiami) oddzielić te sfery naszej aktywności. Może zdarzyć się, że podczas rozmowy rekrutacyjnej do pokoju wejdzie dziecko, kot lub pies i tu preferujemy podejście z wyrozumiałością. Inne problemy, z którymi sami spotkaliśmy się do tej pory to zagłuszający rozmowę szczekający pies, nerwowe szukanie ładowarki do rozładowującego się laptopa czy słuchawek, kiedy mikrofon w laptopie okazuje się być niewystarczający. Takie problemy najczęściej mają osoby nie uczestniczące do tej pory w takiej formie komunikacji. Wierzymy, że czym bardziej powszechna się ona stanie, tym rzadziej będą zdarzały się wpadki.

6. Czas procesu

Co może dziwić, dzięki przeniesieniu rekrutacji z offline do online, cały proces się skrócił. Kandydaci i Klienci przyczyn upatrują między innymi w wyeliminowaniu czasu potrzebnego do tej pory na dojazd na spotkanie, czy w większej elastyczności dotyczącej ustalania terminu spotkania.

Popularny żart mówi, że pandemia pokazała nam, ile z dotychczasowych spotkań mogłoby być w rzeczywistości emailem, unaoczniając, gdzie możemy zaoszczędzić czas. Okazuje się, że zasada ta sprawdza się również w rekrutacji. Łatwiej jest ustaliśmy spotkanie online z dogodnym dla wielu stron terminem tak, że kilku etapowy proces rekrutacyjny skraca się o połowę. Być może po koronawirusie, kiedy wrócimy do pracy w biurach, to doświadczenie pomoże lepiej planować procesy rekrutacyjne? Czas pokaże!

7. Narzędzia

Domowa izolacja i konieczność pracy w rozproszeniu jest testem dla wielu wykorzystywanych narzędzi. Razem z naszymi klientami stworzyliśmy listę tego, co się sprawdza w sytuacji konieczności pracy, rekrutacji i onboardingu zdalnego:

  • TRAFFIT – jako ATS z dostępem online
  • Skype, WhatsApp, Facebook Messenger, Google Hangouts, Viber Messenger oraz Microsoft Teams. – do wideorozmów i konferencji
  • Trello – do monitorowania i planowania zadań
  • Sharepoint – zapewniający zdalny dostęp do dokumentów
  • DocuSign – dzięki któremu można podpisać umowę online

Jak widać, mimo zmian do jakich musieliśmy się dostosować z powodu pandemii, procesy rekrutacyjne nie przeszły rewolucji. Pewne obszary udało się usprawnić z pewnych należało zrezygnować, ale sam proces zatrudniania, choć w nieco zmienionej formie, trwa nadal. Dla nas najciekawsze będzie obserwowanie powrotu do normalnego trybu pracy. Ciekawi nas, na ile obecne doświadczenia wpłyną pozytywnie na prowadzenie przyszłych procesów, a w jakich aspektach odetchniemy z ulgą i wrócimy do tego co było.